Bei Kredit- und Debitkartenzahlungen gibt es manchmal Situationen, in denen Kunden mit einer Transaktion unzufrieden sind oder feststellen, dass sie Opfer von Betrug geworden sind. In solchen Fällen kann ein Chargeback eine nützliche Möglichkeit sein, um eine Rückerstattung oder die Rückbuchung einer belasteten Zahlung zu beantragen.

In diesem Artikel werden wird der Prozess des Durchführens von Chargebacks bei Kreditkartenzahlungen genauer betrachten und wichtige Aspekte sowie bewährte Verfahren näher vorgestellt. Wichtig: Die Erklärung bezieht sich auf Kreditkarten (z.B. Mastercard, Visa, American Express, Dinersclub) sowie Debit-Karten des Typs Debit-Mastercard und Visa Debit. Für die Produkte Vpay, Maestro sowie nationale Insellösungen wie die deutsche Girocard sind die Erklärungen genauso wenig anwendbar wie für Sepa-Lastschriften.

Was ist ein „Chargeback“ überhaupt?

Ein Chargeback bezieht sich auf den Prozess, bei dem ein Karteninhaber eine Belastung auf seiner Kreditkarte rückgängig macht, indem er sich an die kartenausgebende Bank wendet. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, darunter betrügerische Transaktionen, nicht erhaltene Waren oder Dienstleistungen, fehlerhafte Artikel oder nicht autorisierte Belastungen.

Überprüfen der Kreditkartenrichtlinien

Bevor ein Chargeback beantragt wird, ist es wichtig, die Richtlinien und Bedingungen des Kreditkartenunternehmens zu überprüfen. Jeder Kreditkartenanbieter hat spezifische Regeln und Fristen für die Beantragung von Chargebacks. Es ist ratsam, sich mit diesen Richtlinien vertraut zu machen, um sicherzustellen, dass der Antrag den Anforderungen entspricht.

Dokumentation sammeln

Um einen erfolgreichen Chargeback durchzuführen, ist es entscheidend, über ausreichende Dokumentation zu verfügen. Dazu gehören Rechnungen, Transaktionsbelege, Korrespondenz mit dem Verkäufer oder Dienstleister, Nachweise für nicht erhaltene Waren oder Dienstleistungen usw. Diese Dokumente dienen als Nachweis und unterstützen den Fall des Kunden bei der Bank.

Kontaktaufnahme mit dem Verkäufer

Bevor ein Chargeback beantragt wird, sollte der Kunde versuchen, das Problem direkt mit dem Verkäufer oder Dienstleister zu klären. Eine offene Kommunikation kann dazu beitragen, Missverständnisse auszuräumen und eine einvernehmliche Lösung zu finden. Falls eine Einigung nicht erzielt werden kann oder der Verkäufer nicht reagiert, kann der Kunde den Chargeback-Prozess fortsetzen.

Kontaktieren der kartenausgebenden Bank

Um einen Chargeback einzuleiten, muss der Karteninhaber sich an die kartenausgebende Bank oder das Kreditkartenunternehmen wenden. Dies kann normalerweise telefonisch oder online über das Kundenportal oder die App erfolgen. Der Kunde muss den Grund für den Chargeback angeben und die erforderlichen Informationen und Dokumente gemäß den Richtlinien des Kreditkartenunternehmens bereitstellen.

Die Art und Weise wie kartenausstellende Banken mit Chargeback-Anfragen ihrer Kunden umgehen, ist äußert unterschiedlich. Manche Institute bieten kundenorientiert an, dass die Unterlagen online eingereicht werden können, während andere auf das Ausfüllen langer Formulare und die postalische Zusendung im Original pochen. Auch gibt es Kartenaussteller, die versuchen zunächst den Chargeback-Wunsch mit Briefen, die nur aus Textbausteinen bestehen, abzuwimmeln, da derartige Verfahren für die Banken durchaus zeitaufwendig sind. Hier sollte man hartnäckig bleiben und je mehr Unterlagen man vorlegen kann, dass eine Nicht-Leistungserbringung oder gar ein Betrug vorliegt, desto schwieriger wird es für den Kartenausstellung die Bearbeitung abzulehnen. Dennoch muss man damit rechnen, dass nicht jeder Issuer zügig arbeitet, sondern bei manchen Kreditinstituten kann es mitunter auch mehrere Wochen dauern.

Überprüfung durch das Kreditkartenunternehmen

Nachdem der Chargeback-Antrag eingereicht wurde, prüft das Kreditkartenunternehmen den Fall. Es kann weitere Informationen vom Kunden, vom Verkäufer oder von beiden Parteien anfordern, um den Sachverhalt zu klären. Das Kreditkartenunternehmen wird den Fall anhand der vorliegenden Beweise bewerten und eine Entscheidung treffen.

Rückzahlung oder Streitfall

Wenn das Kreditkartenunternehmen den Chargeback-Antrag akzeptiert, wird der belastete Betrag vorübergehend von der Kreditkartenrechnung des Kunden abgezogen. Der Verkäufer hat dann die Möglichkeit, auf den Chargeback zu reagieren und den Streitfall zu bestreiten. In solchen Fällen wird eine weitere Überprüfung durch das Kreditkartenunternehmen durchgeführt, und eine endgültige Entscheidung wird getroffen.

Die Durchführung eines Chargebacks bei Kreditkartenzahlungen kann eine wirksame Möglichkeit sein, um bei betrügerischen Transaktionen oder Problemen mit dem Verkäufer Schutz zu suchen. Es ist wichtig, die Richtlinien des Kreditkartenunternehmens zu verstehen, alle erforderlichen Dokumente bereitzustellen und eine klare Kommunikation mit dem Verkäufer zu führen. Durch den sorgfältigen und gut dokumentierten Prozess kann der Kunde eine faire Chance haben, sein Geld zurückzuerhalten und mögliche Streitfälle zu lösen.